Publicerad av IT- innovationsbolaget Ways är experter på dokumenthantering. Deras banbrytande SaaS-lösning MetaShare gör det möjligt att hantera dokument på ett helt nytt sätt i Microsoft 365 eller SharePoint Server. Du slipper vardagliga arbetsutmaningar som att hitta i mappar och kan vara säker på att du jobbar i rätt dokument eller riskerar att information hamnar i fel händer.
Digitalisering har förenklat mycket och medfört ett nytt sätt för dokumenthantering. Men att digitalisera betyder inte att man får ordning på dokumenten. Det kan vara svårt att hitta dokument och allt blir rörigt. Dokumenthantering idag är i mångt och mycket bara ren fillagring. Nästa generations dokumenthantering handlar om ett smartare arbetssätt, smidigare flöden, metadatataggning och intelligens bakom det hela.
När Carl Mårn och Per Rolder startade Ways 2006 hade de som målsättning att vara bäst i Sverige på informationshantering. Efter många kundanpassade uppdrag insåg de att det största behovet bland Microsoft 365 användare var att få en effektivare dokumenthantering. Ways investerade sin själ i att utveckla SaaS-lösningen MetaShare som är nästa generations dokumenthantering. MetaShare tar funktionerna i SharePoint från standard till turbo och effektiviserar och förenklar dokumenthanteringen substantiellt för Microsoft 365-användare med hjälp av metadata.
–Nyckeln till vår framgång sitter i enkelheten för användaren. Det är lätt att göra något svårt men svårt att göra något lätt. SharePoint är långt ifrån enkelt och ingen idealisk plattform för dokumenthantering, förklarar Per Rolder, medgrundare och vd för Ways. Carl Mårn, medgrundare Ways inflikar:
–Alla dokument och data ligger i SharePoint men MetaShare som är ett gränssnitt som installeras på toppen av SharePoint, gör det lättare att jobba med dokumenten. Man kan nå MetaShare via en webbläsare men den är också tillgänglig via Teams som har vuxit mycket under pandemin.
MetaShares enda uppgift är att skapa ordning, automatisera processer, spara tid och minska risker med dokumenthantering. Ändå kostar MetaShare inte mer än en kopp kaffe eftersom det är en liten avgift per användare per månad.
–För att enkelt förklara vad MetaShare är brukar jag ta exemplet med en webbutik. Du ska köpa något online och vill filtrera olika alternativ så att du enkelt hittar det du vill ha. Filtreringar hjälper dig att snabbt hitta det du söker. MetaShare fungerar likadant fast för dokumenthantering och ännu bättre för att där kan man också kombinera sökning med filters, berättar Per.
Pandemin har synliggjort behovet av smart dokumenthantering
Med den explosiva tillväxten av Microsoft Teams under pandemin kämpar organisationer för att komma fram till en praxis för dokumentsamarbete. Många anser att de har svårt att hitta bland dokumenten och söker en smart lösning på problemet. Detta har medfört en dramatisk efterfrågan på Ways lösningar och tillväxten är starkt uppåtgående.
–Företag har redan gjort en satsning och valt att ligga på Microsoft plattformen eftersom den har oerhört bra funktionalitet. MetaShare tillför funktioner som inte finns i SharePoint och täpper dessutom till en del hål som finns i Microsoft 365 som många går och irriterar sig över, berättar Carl.
En effektiv dokumenthantering är en stark konkurrensfördel i dagens digitala företagsklimat. Idag finns Ways kunder över hela Norden och internationellt.
–MetaShare finns att köpa online via vår webb, i Appstore och Microsoft store och via utvalda återförsäljare. Vi har nyligen även fått in foten i en av de största kommunerna i Sverige med 9000 anställda som ska påbörja en prototyp med MetaShare, berättar Carl. Per fortsätter:
–Att använda MetaShare ger en boost till affären, och till arbetsglädjen. Det är enkelt, effektivt, smart, tryggt och snyggt och gör att medarbetarna kan fokusera på att skapa värde i stället för att hantera dokument, avslutar Per.
Text: Isabelle Ibérer
Innovation Sverige 