Publicerad av Vårens pandemi har drabbat nästan alla företag på ett eller annat sätt. Korttidsarbete blev en ny term som de flesta av oss hörde för första gången. Varje arbetad timme räknas, vilket gör det ännu viktigare att veta hur tiden faktiskt spenderas.
De senaste månaderna har inneburit stora utmaningar för företagsamheten både globalt och i Sverige. Alla typer av tjänster har påverkats, men tjänster där man tillämpar korttidsarbete har extra stora utmaningar med att se till att arbetstiden spenderas på rätt sätt. Dels för att bibehålla lönsamheten och dels för att anställda måste arbeta enligt sina scheman för att man ska kunna behålla stödet för korttidsarbete. Utan ett digitalt system för tidrapportering är det svårt att redovisa underlag som stämmer överens med avtalet för korttidsarbete när avstämningen med myndigheterna för att behålla stödet genomförs. Kort sagt har företag svårare att skapa en uppfattning om hur anställda har arbetat om det inte finns underlag som redovisar tiden. Från ett medarbetarperspektiv är tidrapporteringssystem också en fördel eftersom man själv blir mer medveten om var man lägger sin tid och kan visa för arbetsgivaren att man har arbetat och när.
– Vårt mål är att hjälpa företag att utnyttja sin tid och sina resurser på bästa sätt. Ett företag som har svårt att skapa lönsamhet behöver troligtvis effektivisera sina processer och se till att medarbetarna känner att de har ett meningsfullt arbete som ger positiv effekt. Detta kan man göra genom att spåra sin tid och se om man kanske spenderar lite för mycket tid på arbete som är utanför företagets kärnverksamhet, säger Ellinor Collin, Partner Channel Manager på QBIS Business Systems.
Många företag rapporterar fortfarande tid på papper eller i Excel. Ett av de största hindren för att effektivisera sitt arbete med denna typen av manuell rapportering är att man saknar möjligheten att analysera tidsåtgången på ett lätt och överskådligt sätt. Även företag som inte har infört korttidsarbete kan dra nytta av att använda sig av ett digitalt system för att förbättra potentialen att öka lönsamheten.
– Vi jobbar med alla typer av verksamheter från konsultbolag till offentligt ägda bolag. Oavsett om man arbetar enligt fasta tider, jobbar i skift eller på uppdrag så kan man dra stor nytta av ett tidsystem som behandlar frånvaro, arbetstid och projekttid, säger Ellinor.
Ett verksamhetsanpassat system som behandlar tidrapportering utom och inom projekt kan hjälpa till att skapa mer korrekt lön och fakturering. Genom attesteringsled där anställda rapporterar sin tid och cheferna eller projektledarna godkänner tiden innan den skickas till administratören ökar chanserna att skapa rätt underlag.
– All information man behöver för att bedöma att tiden spenderas på rätt sätt, projekten går framåt och att löneberedningen och faktureringen stämmer överens med det man faktiskt har arbetat, finns redan i det digitala systemet. Det blir en tydligare process för alla inom verksamheten och ger medarbetarna mer kontroll över sin tid, cheferna får enklare inblick i arbetet och administratören får en snabbare administrativ bearbetning, berättar Ellinor.
Med tiden som sparas genom förbättrade arbetsrutiner kan man få möjlighet att förbättra relationen till medarbetarna, hitta sätt att ge mervärde till kunder eller skapa arbetsuppgifter som hjälper till att utveckla kärnverksamheten. Med ett meningsfullt arbete kommer verksamheten att få det lättare att skapa en mer trivsam arbetsplats och ökad lönsamhet. Glada medarbetare och ökad lönsamhet går hand i hand. Med något så enkelt som ett tidsystem som tillmötesgår dessa behov kan man skapa förutsättningarna för att växa.
– Ett av våra värdeord är att ligga i framkant för vad ett tidrapporteringssystem kan vara. Företag som värdesätter employer branding vet att det är mer attraktivt att arbeta för ett företag som använder sig av smidiga tidsystem. QBIS utvecklas och uppdateras kontinuerligt så att systemet alltid känns fräscht och modernt, säger Ellinor.
Just nu erbjuder QBIS systemet kostnadsfritt under stödperioden till alla som har infört korttidsarbete. Spåra anställdas arbetstid och skapa underlag som minskar risken att förlora stödet. Läs mer om erbjudandet på www.qbis.se
FAKTA:
QBIS Business Systems arbetar för att fler verksamheter ska spendera sin tid rätt. Genom att erbjuda tidrapportering- och projekthanteringssystem kan företag och organisationer hitta sätt att optimera sina arbetsprocesser och få bättre inblick i hur man kan få företaget att växa över tid. Huvudkontoret ligger i Sverige, men verksamheten bedrivs också i Danmark och i Storbritannien. Kunderna finns redan världen över i Europa, Nordamerika, Asien och Afrika.
Skribent: Anna Bjärenäs
Innovation Sverige 