Publicerad av IT-innovationsbolaget Ways är experter på metadata som är grunden för all intelligent dokumenthantering. Deras SaaS-lösning MetaShare tillför metadatacentrerad hantering av dokument i Microsoft 365 eller SharePoint Server på ett helt nytt sätt. Du behöver aldrig mer spendera dyrbar tid på att leta efter rätt dokument eller riskera att känslig information hamnar i fel händer.
Metadata är data som beskriver andra data. I dokumenthantering handlar metadata om informationen kring ett dokument, inte själva innehållet. Det kan vara saker som namn, storlek, när det gjordes och vilken typ av dokument det är. Genom att använda metadata, som ibland benämns som taggar, blir det enklare för dig att hitta ett specifikt dokument när du söker.
Det är mycket som har hänt i digitaliseringens värld sedan pandemin. Vi blev tvungna att anpassa oss till dagliga Teamsmöten och delning av dokument, ibland kanske väldigt klassificerade dokument eller dokument med känslig personlig information som behöver skyddas lite extra. Det nya samarbetet bland medarbetare fortsätter än idag ( övervägande i Microsoft 365) och är här för att stanna. Men det kan bli rörigt. Dokument flyttas till olika SharePoint sajter, det är mer silotänk, behörighetsstyrning, dålig transparens, sökfunktioner som inte fungerar, det är svårt att hitta dokument. Intelligent dokumenthantering handlar om ett smartare arbetssätt kring dokument, smidigare flöden och att det finns metadatataggning och intelligens bakom det hela.
–Metadata spelar en avgörande roll för företag att organisera, förstå och använda dokument på ett effektivt sätt. Det är ett nytt arbetssätt som företag behöver vänja sig vid. De företag som negligerar betydelsen av metadata riskerar att bli obsoleta. Metadata fungerar som bränslet som driver digitaliseringen framåt, säger Per Rolder, medgrundare och vd för Ways. Carl Mårn, medgrundare för Ways fortsätter:
–Om du till exempel besöker en webbshop och snabbt vill hitta vad du söker efter kan du filtrera på olika alternativ som färg, storlek etc så att du enkelt hittar det du vill ha. Filtreringar i datorn bland dokument genom metadata hjälper dig snabbt att hitta rätt fil.
Metadatan skapar värde för företag genom effektiv datahantering, förbättrad sökbarhet, bättre beslutsfattande, ökad informationssäkerhet, och förbättrad dataanalys. Metadatan kan även underlätta för användning av AI.
–I och med att metadata är ”data om data” så har AI motorn tillgång till all information som alla användare har i datorn så när jag loggar in vet den exakt vilken mängd information som efterfrågas. Det blir bättre och mer relevanta svar till användaren. Det går att jobba med mappar manuellt, men det är inte lika effektivt och det är inte dit vi är på väg. AI motorn kommer sannolikt att komma med mer korrekta resultat och det är det företag vill ha, menar Carl.
Nästa generations dokumenthantering
Carl Mårn och Per Rolder startade IT-bolaget Ways 2006 när de insåg att det största behovet bland Microsoft 365 användare var att få en effektivare dokumenthantering. Carl och Per investerade sin själ i att utveckla SaaS-lösningen MetaShare som är nästa generations dokumenthantering. MetaShare är en metadatacentrerad dokumenthanteringslösning som förenklar dokumenthanteringen substantiellt för Microsoft 365-användare.
–Nyckeln till vår framgång sitter i enkelheten för användaren. Det är lätt att göra något svårt men svårt att göra något lätt. Alla dokument och data ligger i Microsoft 365/SharePoint men MetaShare som är en applikation installeras på toppen av Microsoft 365/SharePoint. MetaShares enda uppgift är att förenkla för användaren, skapa ordning, automatisera processer, spara tid och minska risker med dokumenthantering, säger Carl.
Per avslutar:
–Att använda MetaShare ger en boost till affären, och till arbetsglädjen. Det är enkelt, effektivt, smart, tryggt och snyggt och gör att medarbetarna kan fokusera på att skapa värde i stället.
Text: Isabelle Ibérer
MetaShare finns att köpa online via metashare.com, Microsoft Teams, AppSource och via utvalda återförsäljare.
Innovation Sverige 